Hvad skal en DPO spørge om, før organisationen lukker AI-værktøjer ind?

En DPO skal først og fremmest spørge om det, ingen leverandørpræsentation svarer på: hvilke personoplysninger ender faktisk i prompten, hvad er grundlaget for at behandle dem, hvem er dataansvarlig, og hvordan opdager organisationen, at reglen ikke bliver fulgt. Resten af tjeklisten uddyber de fire spørgsmål.

Rækkefølgen betyder noget: spørgsmålene skal stilles, før værktøjet er i brug. Ellers bliver svaret en beskrivelse af noget, der allerede sker.

Hvad er DPO'ens rolle, når AI kommer ind i organisationen?

Datatilsynet beskriver databeskyttelsesrådgiveren som en rådgivende funktion, der skal inddrages i alle spørgsmål om databeskyttelse. Opgaverne spænder bredt: vejlede ledelse og medarbejdere, følge organisationens arbejde med databeskyttelse, rådgive om konsekvensanalyser efter artikel 35 og sikre, at de bliver gennemført korrekt. Dertil kommer samarbejdet med tilsynet og rollen som kontaktpunkt for de registrerede.

Rollen er uafhængig og rådgivende. Det er den dataansvarlige, der træffer beslutningerne og bærer det endelige ansvar. Forordningen stiller krav om faglige kvalifikationer og ekspertise i databeskyttelsesret og praksis, ikke om en bestemt DPO-uddannelse. En DPO kan ikke godkende et AI-værktøj, men kan gøre det tydeligt, hvad ledelsen siger ja til.

Hvornår skal I have en DPO?

Offentlige myndigheder og offentlige organer skal altid have en databeskyttelsesrådgiver, bortset fra domstole, der handler i deres egenskab af domstol. Det gælder uanset, om myndigheden er dataansvarlig eller databehandler.

For private virksomheder gælder kravet kun, hvis alle tre betingelser er opfyldt: behandling af personoplysninger er en kerneaktivitet, behandlingen sker i stor skala, og den indebærer enten regelmæssig systematisk overvågning af personer eller behandling af følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.

De fleste private virksomheder skal altså ikke have en DPO. Spørgsmålene på listen nedenfor skal stadig besvares af nogen.

Tjeklisten: ti spørgsmål før I lukker et AI-værktøj ind

1. Hvilke oplysninger ender faktisk i prompten? Bed om konkrete eksempler fra den afdeling, der skal bruge værktøjet, ikke om en principiel beskrivelse. Et mødereferat, en journalnotits eller en videresendt mail indeholder oftere personoplysninger, end nogen regner med, og et CPR-nummer følger ofte med af vane. Se også: pseudonymisering og anonymisering.
2. Hvad er grundlaget for behandlingen? Der skal være et behandlingsgrundlag efter artikel 6, og et selvstændigt grundlag efter artikel 9, hvis der indgår følsomme oplysninger. Et internt ønske om effektivisering er ikke et grundlag. Se også: følsomme personoplysninger og AI.
3. Hvem er dataansvarlig, og hvem er databehandler? Afklar, om der findes en databehandleraftale efter artikel 28, og om den rent faktisk dækker den brug, I planlægger. Se også: databehandleraftalen med OpenAI, Microsoft, Google og Anthropic.
4. Hvad må udbyderen bruge inputtet til? Svaret skal stå i aftalen og i udbyderens vilkår, ikke i en salgspræsentation. Afklar også, om I kan fravælge, at inputtet indgår i videreudvikling af værktøjet, og om fravalget gælder netop den aftale, I har tegnet.
5. Kræver behandlingen en konsekvensanalyse? Se Datatilsynets liste over behandlinger, der altid kræver en analyse, og foretag ellers en konkret vurdering. Viser analysen en høj risiko, som I ikke kan nedbringe, skal Datatilsynet høres forud for behandlingen. Se også: DPIA før AI.
6. Er risikoen vurderet og skrevet ned? Forordningen stiller ingen konkrete krav til metode eller model, men risikoen skal vurderes for både planlagte og eksisterende behandlinger efter artikel 5, 24 og 32. Se også: risikovurdering af AI-værktøjer og GDPR artikel 32 og tekniske foranstaltninger.
7. Hvor ligger oplysningerne, og hvad sker der ved overførsel til tredjelande? Bed om et svar med lande og overførselsgrundlag, ikke om et produktnavn.
8. Hvad gør I, hvis det går galt? Et brud skal anmeldes til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt inden 72 timer. Beslut på forhånd, hvem der vurderer en hændelse, hvor en medarbejder har indsat personoplysninger i et AI-værktøj. Se også: brud på persondatasikkerheden i en AI-chatbot.
9. Hvem har fået oplæring, og kan I dokumentere det? Kravet om AI-færdigheder i AI-forordningens artikel 4 gælder alle organisationer, der udbyder og idriftsætter AI-løsninger, og har skullet være opfyldt siden 2. februar 2025. Se også: AI-kompetencer efter artikel 4.
10. Hvordan opdager I brug af værktøjer, I ikke har godkendt? Datatilsynet peger på awareness, retningslinjer og procedurer og nævner, at offentligt tilgængelige generative AI-værktøjer kan blokeres i arbejdspladsens firewall. Se også: shadow AI.

Hvornår kræver et AI-værktøj en konsekvensanalyse?

Pligten indtræder, når behandlingen sandsynligvis vil indebære høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. Datatilsynet har udgivet en liste over behandlinger, hvor en analyse altid er påkrævet. I alle andre tilfælde er det en konkret vurdering, som den dataansvarlige selv skal foretage.

Analysen skal beskrive behandlingen, vurdere dens nødvendighed og proportionalitet og bidrage til at håndtere risiciene. Den dataansvarlige skal desuden høre de registreredes eller deres repræsentanters synspunkter om den planlagte behandling.

Datatilsynets kortlægning af AI i den offentlige sektor viste, at myndighederne generelt sikrer sig et relevant behandlingsgrundlag, men at netop konsekvensanalyserne er det sted, de har sværest ved at følge med, enten fordi analysen mangler, eller fordi den kommer for sent. Værd at huske, når tidsplanen lægges. Tilsynets vejledning til offentlige myndigheder samler de tre spørgsmål, der skal afklares først: behandlingsgrundlag, oplysningspligt og konsekvensanalyse.

De samme tre spørgsmål virker i en privat virksomhed. Forskellen er, at hjemlen sjældent står i en særlov, og at oplysningspligten over for medarbejdere og kunder let bliver glemt, fordi værktøjet føles som et internt hjælpemiddel.

Hvad skal DPO'en spørge afdelingen om, ikke leverandøren?

Leverandøren kan svare på, hvad systemet gør. Afdelingen kan svare på, hvad det bliver brugt til, og de to svar er sjældent ens.

Tre spørgsmål afdækker det meste:

• Hvilken opgave skal værktøjet løse, og hvilket dokument bliver typisk kopieret ind.
• Hvem beslutter, om svaret fra værktøjet bliver brugt i en sag om en borger eller en medarbejder.
• Hvad gør medarbejderen, hvis værktøjet er nede, og hvad brugte hun i stedet i sidste uge.

Hvad kan DPO'en ikke afgøre alene?

Tre ting ligger uden for rollen. Beslutningen om at tage værktøjet i brug er ledelsens. Vurderingen af, om en hjemmel i særlovgivningen rækker, kan kræve juridisk bistand ud over DPO'ens rådgivning. Og den daglige efterlevelse ligger hos de medarbejdere, der skriver i chatfeltet.

Derfor slutter en god tjekliste ikke med et ja eller et nej, men med en dato for, hvornår svarene skal ses efter igen. Denne side er generel viden om reglerne og ikke juridisk rådgivning.

Se også: AI governance i praksis, hvad Datatilsynet har sagt om AI, videregivelse af personoplysninger til en AI-tjeneste og DPIA-udkastet på dokumentationssiden.