Er det videregivelse af personoplysninger, når teksten indsættes i en AI-tjeneste?

Ja, som udgangspunkt. Videregivelse af personoplysninger er, når en oplysning om en person forlader jeres kontrol og lander et andet sted, og det er nøjagtig det, der sker, når en medarbejder klistrer en sagstekst ind i en AI-chat. Databeskyttelsesforordningen regner enhver håndtering af personoplysninger for en behandling, og videregivelse står med på listen. Om det juridisk hedder videregivelse eller overladelse afhænger af leverandørens rolle, men kravet om et lovligt grundlag gælder begge veje.

Hvad betyder videregivelse af personoplysninger?

Datatilsynet beskriver behandling som enhver håndtering af personoplysninger. Listen omfatter indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, tilpasning eller ændring, genfinding, søgning, brug, videregivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, sammenstilling eller samkøring, begrænsning, sletning eller tilintetgørelse.

Sker bare én af de nævnte former, er der tale om en behandling. Videregivelse ligger altså ikke uden for reglerne, det er en af de behandlingsformer, der kræver sit eget grundlag.

Datatilsynet skriver det lige ud: har man ret til at foretage én bestemt form for databehandling, for eksempel indsamling, medfører det ikke automatisk, at man også har ret til at foretage andre former for behandling, for eksempel videregivelse, af de samme oplysninger.

I en AI-sammenhæng er den sætning kernen i sagen. At I lovligt har oplysningen liggende i fagsystemet, siger intet om, hvorvidt den må sendes videre.

Er det videregivelse, når teksten indsættes i en AI-tjeneste?

Tag et konkret eksempel: en medarbejder skal have hjælp til et udkast og indsætter fire linjer om Anders Andersen, 240571-0000, sammen med hans mailadresse anders@havnia.dk. Teksten går fra maskinen til leverandørens servere, og oplysningen får på samme tid et nyt formål, en modtager uden for organisationen og en opbevaring, I ikke selv styrer.

Forordningens artikel 4 definerer en modtager som en fysisk eller juridisk person, en offentlig myndighed, en institution eller et andet organ, hvortil personoplysninger videregives, uanset om det er en tredjemand eller ej. Det betyder, at en modtager ikke kun er en anden myndighed eller virksomhed, I bevidst har valgt at dele med, men også den leverandør, en fritekstboks sender teksten videre til.

Videregivelse eller overladelse: hvad afgør forskellen?

Dansk databeskyttelsessprog skelner mellem to ting, der begge flytter oplysninger ud af huset.

• Overladelse er, når en databehandler behandler oplysningerne på jeres vegne og efter jeres instruks. Databehandleren må ikke bruge oplysningerne til egne formål eller til andre formål end aftalt.
• Videregivelse er, når modtageren er selvstændig dataansvarlig og selv afgør formål og hjælpemidler.

Datatilsynet beskriver den dataansvarlige som den, der afgør hvorfor og hvordan personoplysningerne behandles, og databehandleren som den, der behandler dem efter instruks fra den dataansvarlige. Ved overladelse kræves en databehandleraftale. Ved videregivelse skal I sikre jer, at I har lov til at videregive oplysningerne, og at modtageren har lov til at modtage dem.

Hvilken af de to en AI-tjeneste er, afhænger af aftalen og af produktet. En gratis konto, medarbejderen selv har oprettet, er sjældent dækket af nogen aftale overhovedet. Den situation er hverken lovlig overladelse eller lovlig videregivelse. Den er en behandling uden grundlag.

Gør en databehandleraftale videregivelsen lovlig?

Nej, ikke i sig selv. En databehandleraftale regulerer, hvad modtageren må gøre med oplysningerne. Den skaber ikke det grundlag, I selv skal have for at behandle dem.

Rækkefølgen er derfor: først formål og grundlag hos jer, derefter rollefordeling, derefter aftalen. I praksis går det ofte den anden vej. Aftalen bliver underskrevet først, og bagefter viser det sig, at den behandling, den beskriver, aldrig havde hjemmel.

Hvilket behandlingsgrundlag skal I have?

Enhver behandling skal hvile på et af grundlagene i artikel 6. Datatilsynet lister dem som samtykke, nødvendighed af hensyn til en kontrakt, en retlig forpligtelse, vitale interesser, en opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse, og legitim interesse.

For følsomme oplysninger gælder noget andet: det er som udgangspunkt forbudt at behandle dem, men der findes en række undtagelser til forbuddet. Undtagelserne er snævre, og de skal kunne udpeges, før oplysningen sendes, ikke bagefter. De samme kategorier er beskrevet på siden om følsomme personoplysninger.

CPR-nummeret har sine egne regler. Offentlige myndigheder kan behandle oplysninger om personnummer med henblik på en entydig identifikation eller som journalnummer. Private må kun behandle personnummeret, når det følger af lovgivningen, når den registrerede har givet samtykke, eller når behandlingen alene sker til videnskabelige eller statistiske formål. Ingen af de grundlag peger i retning af en fritekstboks hos en udenlandsk leverandør.

Hvilke oplysninger må man ikke videregive uden videre?

Der findes ingen liste over forbudte ord, kun en vurdering, der næsten altid falder ud til nej i fire tilfælde:

1. Følsomme oplysninger om helbred, fagforening, religion, politisk overbevisning, etnicitet, seksuelle forhold og genetik.
2. CPR-numre og andre entydige identifikatorer.
3. Oplysninger om strafbare forhold og sociale problemer.
4. Fortrolige oplysninger om en persons private forhold, uanset om de er følsomme i forordningens forstand.

Digitaliseringsstyrelsen er direkte i sin guide til myndigheder: personoplysninger må kun indtastes i generative AI-værktøjer, hvis værktøjet er blevet vurderet og godkendt til brug til personoplysninger, og derfor ikke i værktøjer, som er gratis tilgængelige via offentlige hjemmesider.

Fortrolige oplysninger bør ifølge samme guide kun indtastes, hvis der er foretaget en risikovurdering af den valgte løsning, og de må heller ikke indtastes i de gratis tilgængelige værktøjer. Guiden gør desuden opmærksom på, at en oplysning stadig kan være personhenførbar, selv om navnet er fjernet.

Hvad kan I gøre, før teksten forlader maskinen?

Videregivelse er en engangshandling. Når teksten er sendt, kan den ikke kaldes tilbage, og en aftale indgået bagefter reparerer ikke behandlingen.

Det peger på fire ting, der virker:

• Afklar rollen for hvert AI-værktøj, I bruger, og skriv ned, om leverandøren er databehandler eller selvstændig dataansvarlig.
• Luk de konti, ingen har taget stilling til. En medarbejders eget login er den hyppigste vej ud af huset.
• Gør reglen konkret. En sætning om, at der ikke må indtastes personoplysninger, er lettere at følge, når den står sammen med et eksempel.
• Fang oplysningen i browseren i stedet for i en politik. Det er det eneste sted, hvor handlingen endnu ikke er sket.

Reglerne for videregivelse af personoplysninger ændrer sig ikke af, at modtageren er en sprogmodel. Det, der ændrer sig, er hastigheden, det hele sker med.

Se også: AI i det offentlige, tavshedspligt og AI og databehandleraftalen på dokumentationssiden.