Må man sende CPR-nummer på mail, og må man skrive det i ChatGPT?

CPR-nummeret må som udgangspunkt gerne sendes på mail. Transmissionen til de store mailudbydere er typisk allerede krypteret, og Datatilsynet oplyser, at det normalt ikke er i strid med reglerne, når en virksomhed eller myndighed sender oplysninger til en borgers almindelige mail. Det samme nummer må derimod ikke skrives ind i en frit tilgængelig AI-chat som ChatGPT. Forskellen ligger ikke i selve nummeret, men i hvad modtageren gør med teksten bagefter.

Må man sende CPR-nummer på mail?

Datatilsynet stiller krav om kryptering, når fortrolige og følsomme personoplysninger sendes med e-mail over internettet, og peger på mindst TLS 1.2 som det, der normalt vil være en passende sikkerhedsforanstaltning. Mails til de udbredte private mailkonti som Gmail, Hotmail, Outlook.com, ProtonMail og Yahoo er som regel allerede krypteret på den måde.

Derfor er svaret ja med et vilkår. Har I mulighed for at sende i Digital Post eller e-Boks, er det den kanal, I bør bruge. Sender I til en almindelig mailadresse, skal I sikre, at forbindelsen er krypteret, og at beskeden også modtages krypteret.

En ting kan ikke forhandles væk. Hverken den registrerede eller den dataansvarlige kan aftale et lavere sikkerhedsniveau, end risikovurderingen efter artikel 32 tilsiger, heller ikke selv om borgeren selv beder om at få beskeden på en mindre sikker måde.

Må man skrive et CPR-nummer i ChatGPT?

Nej, ikke i et værktøj, jeres organisation ikke har vurderet og godkendt. Digitaliseringsstyrelsens guide til offentlige myndigheder er klar: personoplysninger må ikke indtastes i generative AI-værktøjer, der er gratis tilgængelige via offentlige hjemmesider. Et CPR-nummer er en personoplysning, så reglen rammer det direkte. Fortrolige oplysninger bør efter guiden kun indtastes, hvis der er foretaget en risikovurdering af den valgte løsning, og vurderingen bør genbesøges regelmæssigt.

Guiden er skrevet til myndigheder, men logikken holder i en privat virksomhed. Enten har I en aftale og en vurdering, der dækker det værktøj, medarbejderen bruger, eller også har I ikke.

Hvorfor er promptfeltet ikke det samme som en krypteret mail?

En krypteret mail har en kendt modtager og et kendt formål, og der ligger som regel en aftale bag forbindelsen. Forbindelsen til en AI-tjeneste er også krypteret, men kryptering løser kun spørgsmålet om, hvem der kan læse med undervejs.

Det, der adskiller promptfeltet, sker efter afsendelsen. Teksten opbevares hos leverandøren. Den kan indgå i den videre udvikling af modellen, afhængigt af aftalen og af indstillingerne på kontoen. Og der er sjældent nogen i organisationen, der ved, at den overhovedet blev sendt.

Dertil kommer et forvaltningsretligt forbehold. Digitaliseringsstyrelsen skriver, at det bør overvejes grundigt, hvis svar fra generativ AI bruges som grundlag for afgørelser over for borgere eller virksomheder, netop fordi begrundelsen er svær at forklare efter forvaltningsloven.

Er et CPR-nummer en følsom personoplysning?

Nej. Datatilsynet betegner CPR-nummeret som en fortrolig oplysning, der er særskilt reguleret i databeskyttelsesloven. De følsomme oplysninger er de kategorier, der står i artikel 9, og nummeret er ikke en af dem. Forskellen er beskrevet nærmere på følsomme personoplysninger og AI.

Reglerne for selve nummeret følger af databeskyttelsesloven § 11:

• offentlige myndigheder må bruge personnummeret til entydig identifikation og som journalnummer
• private må behandle det, når lovgivningen kræver det, eller når den registrerede har givet samtykke efter forordningens artikel 7
• private må desuden behandle det alene til videnskabelige eller statistiske formål
• videregivelse må ske, når den er et naturligt led i den normale drift af virksomheder af den pågældende art, og når den er af afgørende betydning for entydig identifikation
• personnummeret må ikke offentliggøres uden samtykke

Sikkerhedskravet er derimod det samme som for følsomme oplysninger. Fortrolige og følsomme personoplysninger skal begge sendes krypteret over internettet.

Må man sende et CPR-nummer på SMS?

Datatilsynet fraråder det. Indhold med følsomme eller fortrolige oplysninger kan normalt ikke sendes sikkert som SMS, og tilsynet modtager jævnligt henvendelser fra borgere, der er blevet bedt om at sende netop den slags oplysninger på den måde.

Beder I borgere eller kunder om oplysninger i forbindelse med en aftale eller et salg, skal I stille en sikker kanal til rådighed i stedet. Det samme gælder den anden vej: send ikke selv nummeret i en SMS, fordi det var hurtigst.

Hvad gør I i stedet, når AI-chatten skal hjælpe med sagen?

Tag nummeret ud af teksten, før den sendes. Modellen har ikke brug for at vide, hvem sagen handler om, for at hjælpe med sproget, strukturen eller et udkast.

Et eksempel. I stedet for at indsætte, at Anders Andersen, 240571-0000, anders@havnia.dk, har klaget over sagsbehandlingstiden, kan I skrive, at en borger har klaget over sagsbehandlingstiden i en sag om et hjælpemiddel. Svaret bliver det samme, og ingen fortrolig oplysning har forladt maskinen.

Det er heller ikke altid nok at fjerne selve nummeret. En sag uden CPR-nummer kan stadig være personhenførbar, hvis alder, diagnose, bydel og dato tilsammen kun passer på én borger i kommunen.

Vedhæftede filer er den blinde vinkel. Et regneark eller et journaludtræk indeholder ofte en hel kolonne med personnumre, som ingen får læst igennem, før filen trækkes ind i chatten. Den fil er den nemmeste måde at sende mange numre af sted på én gang, og den er samtidig den, medarbejderen tænker mindst over.

Der er også selve kontoen. En privat konto hos en AI-leverandør er ikke dækket af de aftaler, I har indgået, uanset hvor omhyggelig medarbejderen er. Skal værktøjet bruges til arbejdet, skal adgangen gå gennem en konto, organisationen kender og har taget stilling til.

Hvad gør I, hvis nummeret allerede er tastet ind?

Skriv ned hvad der blev sendt, hvilket værktøj det gik til, og hvornår. Slet samtalen i værktøjet, hvis produktet tillader det, og fjern den fra eventuel historik og delte links.

Den dataansvarlige vurderer derefter, om der er sket et brud på persondatasikkerheden, og om det skal anmeldes til Datatilsynet. Vurderingen hører hjemme hos den dataansvarlige eller hos jeres databeskyttelsesrådgiver, ikke hos den medarbejder, der kom til at trykke send.

Hold også øje med mønsteret over tid, altså hvor ofte det sker, og i hvilke værktøjer. Et enkelt uheld kræver oprydning. Et gentaget mønster kræver en beslutning om, hvilke værktøjer medarbejderne overhovedet skal have adgang til.

Se også: sikker mail og AI, pseudonymisering og anonymisering og listen over funktioner.